Yapay Zeka Elçileri (AI Champions) Programı Nasıl Kurulur? 90 Günlük Rehber

Kurumsal eğitimlerden sonra en sık aldığım soru şu: "Eğitim çok iyiydi, peki üç ay sonra bu enerjiyi nasıl koruyacağız?" Sorunun cevabı çoğu zaman yeni bir eğitim değil, ekiplerin içinde duran ve yapay zekayı kendi işinde gerçekten kullanan birkaç kişi. Bu kişilere yapay zeka elçisi (İngilizcede AI champion) diyoruz. Bu yazıda elçi programının ne olduğunu, elçinin nasıl seçildiğini, görevinin nerede başlayıp nerede bittiğini ve programı 90 günde nasıl kurabileceğinizi anlatıyorum.

Yapay zeka elçisi nedir?

Yapay zeka elçisi, kendi ekibinde çalışmaya devam eden, yapay zeka araçlarını günlük işinde kullanan ve ekip arkadaşlarının bu araçları kendi işlerine uyarlamasına yardım eden gönüllü çalışandır. Elçi bir bilgi işlem destek personeli ya da eğitmen değildir. Ekibin işini bilen, sorulduğunda "ben bu raporu şöyle hazırlıyorum" diye gösterebilen bir meslektaştır. Elçi programı ise bu kişilerin seçildiği, desteklendiği ve birbirine bağlandığı yapıdır.

Neden merkezi eğitim tek başına yetmiyor?

İyi bir eğitim farkındalık ve temel beceri kazandırır. Ama çalışan masasına döndüğünde karşısına çıkan soru çok somuttur: "Bu müşteri itirazına cevap yazarken aracı nasıl kullanırım?" ya da "Bu tabloyu ona verebilir miyim?" Bu soruları merkezdeki bir ekip ya da dışarıdan gelen bir eğitmen her gün, her departman için cevaplayamaz. Ekibin içinden biri ise cevaplayabilir, çünkü aynı işi yapıyor.

İkinci neden güven. Çalışanlar yeni bir çalışma biçimini en çok, kendileriyle aynı işi yapan birinin onu gerçekten kullandığını görünce benimsiyor. Çalışanların yapay zekayı neden kullanmadığını anlattığım yazıda 90 günlük planın dördüncü adımı olarak elçileri saymıştım. Bu yazı o adımın ayrıntısı. O planda elçiler ikinci ayda devreye giriyor. Ayrı bir elçi programı kuruyorsanız seçimi öne çekmenizi ve elçileri ekiplerinden önce eğitmenizi öneririm. Aşağıdaki takvim bu yüzden daha erken başlıyor.

Elçi nasıl seçilir? Beş ölçüt

1. Gönüllülük: Elçilik atanarak değil, başvuruyla ya da öneriyle olur. Zorla elçi yapılan biri bu rolü kısa sürede ek bir angarya olarak görür.
2. İşi iyi bilmek: Ekipte işin nasıl yapıldığını bilen ve sözü dinlenen biri olmalı. En teknik kişi olması gerekmez, ekibin güvendiği kişi olması gerekir.
3. Merak ve paylaşma isteği: Denediğini anlatmaktan, işe yaramayanı da açıkça söylemekten çekinmeyen biri.
4. Sorumlu kullanım: Veri kurallarını önemseyen, çıktıyı kontrol etmeden iş göndermeyen biri. Elçi, ekip için örnek olacak.
5. Yöneticinin onayı ve zamanı: Elçinin yöneticisi bu role zaman ayrılmasını kabul etmeli. Zaman ayrılmayan elçilik birkaç hafta içinde sönüyor.

Benim önerim, her ekipten ya da her 15-25 kişilik gruptan bir elçiyle başlamak. Sayıdan çok, her departmanın bir temsilcisinin olması önemli.

Elçinin görevleri ve görevi olmayanlar

Elçi programlarının en sık bozulduğu yer, rolün belirsiz kalması. Elçi her şeyden sorumlu tutulursa hiçbir şeyi yapamaz. Rolü baştan yazılı olarak netleştirin.

Elçinin görevleri

• Ekibin tekrarlayan işlerinden 2-3 tanesi için işe yarayan kullanım örneklerini bulmak ve göstermek.
• İşe yarayan istekleri (promptları) ortak kütüphaneye eklemek.
• Ekip arkadaşlarının günlük sorularına ilk durak olmak.
• Kuralların sahada nasıl anlaşıldığını ve nerede takıldığını merkez ekibe aktarmak.
• Ayda bir kısa bir paylaşım oturumunda ekibin iyi örneklerini görünür kılmak.

Elçinin görevi olmayanlar

• Teknik destek: Lisans, erişim ve kurulum sorunları bilgi işlemin işi.
• Denetim: Elçi, kimin aracı nasıl kullandığını raporlayan biri değil. Bu algı oluşursa ekip elçiden sorusunu saklar.
• Kural yazmak: Kullanım kurallarını yönetim ve ilgili birimler belirler. Elçi bu kuralları ekibine anlatır ve geri bildirim taşır. Çerçeve için şirketler için yapay zeka kullanım politikası yazısına bakabilirsiniz.

Elçi programını 90 günde kurmak: altı adım

1. Rolü ve kuralı yazın (1. hafta): Elçinin görevini, ayıracağı zamanı ve onaylı araçları tek sayfada toplayın. Kural yoksa elçi ilk soruda takılır.
2. Elçileri seçin (2. hafta): Başvuru ya da yönetici önerisiyle her ekipten bir kişi belirleyin. Seçimi duyururken rolün gönüllü ve destek odaklı olduğunu açıkça söyleyin.
3. Elçileri önce eğitin (3-4. hafta): Elçiler, ekiplerinden önce ve daha derin bir eğitim almalı: istek yazma, çıktıyı doğrulama, veri kuralları ve kendi departmanlarının iş örnekleri. Temel seviyeyi tanımlarken yapay zeka okuryazarlığı çerçevesi işe yarar.
4. Ekip başına 2-3 iş seçin (4-5. hafta): Her elçi, ekibiyle birlikte tekrarlayan 2-3 işi seçsin ve bu işlerin bugünkü süresini kısa bir notla kaydetsin.
5. Ritmi başlatın (2. ay): Elçiler kendi aralarında iki haftada bir kısa bir görüşme yapsın, ekipte ayda bir paylaşım oturumu olsun. İşe yarayan istekler ortak kütüphaneye girsin. Hazır bir başlangıç için prompt kütüphanesindeki örnekleri kendi işlerinize uyarlayabilirsiniz.
6. Ölçün ve karar verin (3. ayın sonu): Seçilen işleri yeniden ölçün, işe yarayan kullanımları diğer ekiplere taşıyın, yaramayanları bırakın. Elçiliği sürdürmek istemeyenlerin yerine yeni gönüllü alın.

Elçilere ne verilmeli?

Elçilik bir ödül unvanı olarak kalırsa birkaç haftada söner. Programın yaşaması için elçinin elinde şunlar olmalı:

• Ayrılmış zaman: Haftada belirli bir süre, yöneticisiyle konuşulmuş ve iş yüküne eklenmemiş olarak.
• Daha derin eğitim ve erken erişim: Yeni özellikleri ve araçları ekipten önce deneme imkanı.
• Doğrudan bir kanal: Kuralla ilgili belirsizliklerde hızlı cevap alabileceği bir kişi ya da ekip.
• Hazır malzeme: Ekip toplantısında kullanabileceği kısa anlatımlar, örnek istekler ve tek sayfalık kural özeti. Elçinin her şeyi sıfırdan hazırlaması beklenmemeli.
• Görünürlük: Ekibinin iyi örneklerinin yönetim toplantılarında elçinin adıyla anılması. Takdir, para kadar işe yarayan bir motivasyon.

Elçi, merkez ekip ve yönetici: kim ne yapar?

Yöneticinin payı küçümsenmemeli. Elçi ne kadar istekli olursa olsun, yönetici aracı kullanmıyor ve sormuyorsa ekip mesajı alır. Yöneticiler için başlangıç noktası olarak yöneticiler için yapay zeka rehberi yazısını öneririm.

Programın işlediğini nasıl anlarsınız?

"Kaç elçimiz var" bir başarı göstergesi değil. Şu sorulara bakın:

• Elçisi olan ekiplerde haftalık aktif kullanım, olmayanlara göre nasıl değişiyor?
• Seçilen işlerde süre ve revizyon oranı başlangıç kaydına göre ne durumda?
• Ortak kütüphaneye her ay yeni istek ekleniyor mu, yoksa ilk ayın kayıtlarında mı kaldı?
• Çalışanlar kural sorularını kime soruyor, cevabı ne kadar hızlı alıyor?
• Elçilerin kaçı üç ay sonra rolü sürdürmek istiyor?

Bu göstergeleri eğitim yatırımıyla birlikte değerlendirmek için kurumsal yapay zeka eğitiminin etkisi nasıl ölçülür yazısındaki öncesi ve sonrası kurgusunu kullanabilirsiniz.

Sık yapılan beş hata

• En teknik kişiyi seçmek: Elçinin işi teknik destek değil, ekibin işine uyarlama. Ekibin güvendiği kişi, en teknik kişiden daha etkili olur.
• Zaman ayırmamak: Elçilik mesai dışı bir gönüllülük işine dönerse ilk yoğun dönemde biter.
• Elçiyi denetçiye çevirmek: Kullanım raporlama görevi verilen elçiye kimse soru sormaz.
• Kuralı elçiye bırakmak: Hangi verinin girilemeyeceğine elçi karar vermez. Kural yoksa ekip ya hiç kullanmaz ya da kişisel hesaplara kayar, bunun adı da gölge yapay zeka.
• Programı duyurup bırakmak: Elçiler arasında düzenli bir buluşma ve merkezle bir kanal yoksa her elçi kendi adasında kalır.

Sonuç

Yapay zeka benimsemesini kalıcı yapan şey tek bir büyük eğitim değil, ekiplerin içinde duran ve işi bilen birkaç gönüllü. Rolü net yazılmış, zamanı ayrılmış, önce kendisi eğitilmiş ve yöneticisi tarafından desteklenen elçiler, eğitimde öğrenilenin günlük işe taşınmasını sağlıyor. Elçilerinizi ve ekiplerinizi kendi gerçek işleriniz üzerinde eğitmek için kurumsal yapay zeka eğitimi sayfasına, programı şirketinize göre birlikte kurmak için yapay zeka danışmanlığı sayfasına göz atabilirsiniz.