ChatGPT ile Excel Kullanımı: Formül Yazdırma, Veri Analizi ve Rapor Otomasyonu

Türkiye'de ofis hayatının gerçek işletim sistemi hâlâ Excel. Satış raporu, bütçe tablosu, stok listesi, prim hesabı derken günün iki üç saati tabloda geçiyor. İyi haber şu: bu işlerin büyük kısmını artık formül ezberlemeden, ChatGPT'ye konuşur gibi tarif ederek yaptırabilirsiniz. Bu rehberde formül yazdırmaktan rapor otomasyonuna kadar en çok işe yarayan akışları, kopyalayıp kullanabileceğiniz istemlerle anlatıyorum.

Örnekler ChatGPT üzerinden verilmiştir ama aynı akışlar Claude ile de çalışır. Şirket hesabı, veri güvenliği ve plan seçimi için ChatGPT Türkçe kullanım rehberine bakabilirsiniz.

Başlamadan: veriyi yapay zekaya nasıl vereceksiniz?

Üç yol var ve seçim veri hassasiyetine göre yapılır:

• Dosya yükleme: Ücretli planlarda xlsx veya csv dosyasını doğrudan sohbete yüklersiniz. ChatGPT dosyayı okur, analiz eder, hatta düzeltilmiş dosyayı geri verir. En güçlü yol budur.
• Kopyala-yapıştır: Küçük tablolarda hücre aralığını kopyalayıp sohbete yapıştırmak yeterli. Başlık satırını mutlaka dahil edin.
• Yapı tarifi: Veri gizliyse veriyi hiç vermeyin. "A sütununda müşteri adı, B'de fatura tarihi, C'de tutar var" diye yapıyı tarif edin, formülü isteyin. Formül sizde çalışır, veri dışarı çıkmaz.

Altın kural: Kişisel veri, müşteri listesi ve finansal detay içeren dosyaları yalnızca kurumsal hesapla (veri eğitimi kapalı ayarla) paylaşın. Bireysel ücretsiz hesapla şirket dosyası yüklemek KVKK tarafında risk üretir.

1. Formül yazdırma: en sık kullanacağınız akış

Formül bilmeyen biri için en büyük sıçrama burası. İstemin kalıbı şu:

"Excel kullanıyorum. A sütununda ürün adı, B sütununda bölge, C sütununda satış tutarı var. D1 hücresine İstanbul bölgesindeki toplam satışı veren formülü yaz. Türkçe Excel kullanıyorum, formülü Türkçe fonksiyon adlarıyla ver."

Son cümle kritik: Türkçe Excel'de fonksiyon adları farklıdır (SUMIFS değil ÇOKETOPLA, VLOOKUP değil DÜŞEYARA) ve ayraç olarak virgül değil noktalı virgül kullanılır. Bunu belirtmezseniz İngilizce formül alır, yapıştırınca AD? hatası görürsünüz.

Formül çalışmadığında hatayı aynı sohbete yapıştırın: "Bu formül YAYILMA hatası verdi, sebebi ne olabilir?" ChatGPT hata ayıklamada formül yazmaktan bile iyidir.

2. Hazır formülü açıklatma

Devraldığınız dosyadaki anlaşılmaz formülü yapıştırıp "Bu formül ne yapıyor, adım adım açıkla" demek, eski dosyaları çözmenin en hızlı yolu. Özellikle iç içe EĞER'ler ve dizi formüllerinde dakikalar kazandırır.

3. Veri temizleme: dağınık dosyayı düzeltme

Sistemden alınan ihracat dosyaları genellikle kirlidir: birleşik hücreler, metin olarak saklanmış tarihler, mükerrer satırlar, baştaki ve sondaki boşluklar. Dosyayı yükleyip şunu isteyin:

"Bu dosyada tekrar eden satırları bul, tarih sütununu GG.AA.YYYY biçimine çevir, ad soyad sütunundaki fazla boşlukları temizle ve düzeltilmiş dosyayı csv olarak ver."

Büyük ve düzenli tekrar eden temizlik işlerinde ChatGPT'den Power Query adımlarını istemek daha kalıcıdır: bir kez kurarsınız, her ay tek tıkla çalışır.

4. Analiz ve özet: pivot yazmadan pivot sonucu

Dosyayı yükledikten sonra sorular doğal dille sorulur: "Bölge bazında ciroyu özetle, geçen aya göre değişimi yüzdeyle göster, en çok düşen üç ürünü listele." ChatGPT tabloyu okur, hesaplar ve isterseniz grafik de çizer. Pivot tablo mantığını bilmek hâlâ faydalı ama zorunlu olmaktan çıktı.

Dikkat edilecek nokta: kritik sayıları her zaman örneklemle doğrulayın. Birkaç satırı elle toplayıp sonuçla karşılaştırmak, yüz binlerce liralık bir raporu yanlış sayıyla sunmaktan ucuzdur.

5. Rapor otomasyonu: her ay aynı raporu bir daha yazmamak

Tekrar eden raporlar için şu şablonu kurun:

1. İlk ay raporu ChatGPT ile birlikte hazırlayın: veri özeti, yorum paragrafları, yönetim sunumu cümleleri.
2. Sohbetin sonunda şunu isteyin: "Bu raporu her ay aynı formatta üretebilmem için bana yeniden kullanılabilir bir istem şablonu yaz."
3. Sonraki aylarda yeni veriyi aynı şablonla verin. Format, başlıklar ve yorum dili sabit kalır.

Daha ileri düzeyde, Office Script veya basit VBA makrosunu da ChatGPT'ye yazdırabilirsiniz: "Excel'de A sayfasındaki veriyi filtreleyip B sayfasına özet tablo yazan bir Office Script yaz" gibi.

ChatGPT mi, Microsoft 365 Copilot mu?

Kısa özet: Copilot lisansınız varsa ikisini birlikte kullanın. Yoksa ChatGPT tek başına işlerin büyük kısmını görür. Copilot'un iş hayatındaki genel kullanımı için Microsoft 365 Copilot rehberine bakın.

Ekibinize bunu kazandırmak isterseniz

Bu rehberdeki akışları bireysel olarak bugün uygulayabilirsiniz. Ekip genelinde standart hale getirmek, şirket verisi kurallarını kurmak ve herkesin kendi dosyalarıyla pratik yapmasını sağlamak içinse tam günlük uygulamalı Excel kullanıcıları için yapay zeka eğitimi programını düzenliyorum. ChatGPT'nin kurumsal tarafı için kurumsal ChatGPT eğitimi sayfasına da göz atabilirsiniz.